Wskazówki dla freelancerów chcących opanować zarządzanie projektami

Na tym etapie swojej niezależnej kariery prawdopodobnie masz już kilku klientów na swoim koncie.

Jednak w miarę powiększania się listy klientów lub pojawiania się większej liczby projektów będziesz potrzebować sposobu, aby sobie z tym poradzić. Sposób, w jaki zarządzasz swoim czasem, obciążeniem pracą, komunikacją z klientem i wszystkim pomiędzy, ostatecznie wpływa na jakość Twojej pracy i relacje z klientami.

Posiadanie umiejętności samodzielnego zarządzania projektami sprawi, że Twoja kariera będzie znacznie łatwiejsza i znacznie bardziej satysfakcjonująca. Osiągnięcie tego wymaga jednak cierpliwości, wyboru odpowiednich narzędzi i oprogramowania oraz prób i błędów.

W tym artykule przyjrzymy się najlepszym wskazówkom, które pomogą Ci udoskonalić umiejętności zarządzania projektami, co pomoże Ci zoptymalizować i ustalić priorytety w codziennym życiu zawodowym.

Dlaczego umiejętności niezależnego zarządzania projektami są tak ważne?

W większości przypadków jako niezależny strzelec musisz zarządzać każdym aspektem swoich projektów.

Ponieważ nie ma zespołu, na którym można polegać, ponosisz wyłączną odpowiedzialność za obsługę wszystkiego, od komunikacji z klientem i organizowania spotkań po dotrzymywanie terminów i śledzenie wszystkich działań w ramach projektu.

To dużo jak na jedną osobę.

Struktura i organizacja pojawiają się jako krytyczne wymagania w tej branży. Opanowanie niezależnego zarządzania projektami sprawi, że Twoje życie stanie się dziesięciokrotnie łatwiejsze i umożliwi realizację i śledzenie kilku zadań jednocześnie.

Niektóre z korzyści płynących z opanowania umiejętności zarządzania projektami na wczesnym etapie obejmują:

• Efektywniejsze zarządzanie projektami
• Publikowanie projektów i śledzenie ich realizacji
• Budżetowanie odpowiednio
• Pełna kontrola nad projektem (nie poleganie na nikim innym)
• Umiejętność przeciwdziałania i reagowania na nieprzewidziane zmiany

Przyjrzyjmy się najlepszym wskazówkom, które pomogą Ci opanować umiejętności zarządzania projektami, aby Twoje codzienne życie było łatwiejsze i przyjemniejsze.

1. Ustal jasne cele

Jakie są główne cele, które chcesz osiągnąć od samego początku?

Podziel to na zadania, kamienie milowe i terminy końcowe. Patrzenie na gigantyczny projekt jako całość może być nieco zniechęcające.

Kamienie milowe oznaczają Twoje wielkie zwycięstwa, zadania to lista rzeczy do zrobienia , a terminy to elementy, które utrzymują Cię na właściwej drodze. Co więcej, po ukończeniu każdego zadania i osiągnięcia każdego kamienia milowego będziesz mieć poczucie osiągnięcia.

Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać, jest to, aby niczego nie komplikować. Podziel swój projekt na łatwe do zarządzania części. Dowiedz się, co należy zrobić, jak to zrobisz i kiedy będzie to konieczne.

2. Skorzystaj z dokumentu dotyczącego zakresu prac

Niektórzy freelancerzy lubią tworzyć dokument SOW ( zakres pracy ) dla każdego projektu przed jego rozpoczęciem. Dokument SOW podsumowuje, czym jest projekt i pracę wymaganą do jego ukończenia. Pomyśl o tym jak o szczegółowym briefie, na który Twój klient zgodził się przed rozpoczęciem projektu.

Jest to również pomocne, ponieważ polega na pisaniu zleconej pracy – co oznacza, że Twój klient nie może zmienić wymagań projektu ani poprosić o dodatkowe poprawki za darmo.

To nie tylko ustanawia jasny zakres pracy, ale także pozwala delegować pracę tam, gdzie jest to potrzebne , zapewniając efektywną współpracę i płynniejszy przepływ pracy przez cały czas trwania projektu.

Główną zaletą posiadania takiego dokumentu jest uniknięcie wszelkich nieporozumień dotyczących klienta i danego projektu.

3. Efektywnie zarządzaj swoim czasem

Zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o planowanie i realizację projektów.

Łatwo jest stracić poczucie czasu lub coś przeszkodzić i opóźnić inne projekty – dlatego tak ważne jest kontrolowanie zarządzania projektami.

Po zaakceptowaniu projektu zacznij planować kamienie milowe i cele, aby ułatwić podział godzin pracy. Pamiętaj także o śledzeniu swojego czasu pracy, ponieważ pozwala to nie tylko na podanie klientowi godzin rozliczeniowych, ale także pomaga określić, ile czasu zajmują poszczególne zadania.

Załóżmy na przykład, że jesteś programistą internetowym. Jako freelancer ważne jest, aby wybrać niezawodnego dostawcę zarządzanego hostingu w chmurze , który oferuje dobrą wydajność, bezpieczeństwo i obsługę klienta w ramach bieżącego projektu.

Kiedy dzielisz zadania na kamienie milowe i przydzielasz konkretne godziny pracy, zyskujesz wgląd w to, ile czasu poświęciłeś i ile obciążysz klienta.

Wypróbuj Nifty; ma wbudowane funkcje śledzenia czasu.
Rozpocznij bezpłatnie

Śledząc te godziny, możesz odkryć, że konfigurowanie ustawień serwera zajmuje znaczną część Twojego czasu. Identyfikacja tych wzorców pozwala udoskonalić podejście i ostatecznie ulepszyć ogólną strategię zarządzania projektami webowymi.

Nie chodzi tylko o dotrzymywanie terminów; chodzi o ciągłą optymalizację przepływu pracy, aby mieć pewność, że każdy projekt zostanie nie tylko ukończony na czas, ale także sprawiedliwie rozliczony i zapewni najlepszą obsługę klienta.

4. Znajdź produktywne miejsce do pracy

Każdy freelancer ma preferowany sposób pracy. Niektórzy lubią komfort pracy w domu, inni wolą kawiarnie, niektórzy preferują przestrzenie coworkingowe, a jeszcze inni lubią mieszankę wszystkiego.

Kluczem jest znalezienie miejsca pracy, które zapewni Ci motywację i satysfakcję. Badanie opublikowane w Kansas Journal of Medicine wykazało, że wysiłki mające na celu zmniejszenie stresu i poprawę samopoczucia prowadzą do wyższej wydajności.

Nie chodzi tylko o to, żeby mieć ładne miejsce do pracy. Chodzi o to, jak to miejsce wpływa na Twoje zdrowie psychiczne i produktywność.

Szczęśliwszy umysł, wyższa produktywność!

5. Zajmuj się komunikacją i oczekiwaniami klienta

Będąc freelancerem, jesteś zazwyczaj jedynym punktem kontaktu ze swoimi klientami.

Rozmowy te muszą być produktywne, aby wszyscy byli zadowoleni i na tym samym poziomie. Niezależnie od tego, czy jest to typowa dwutygodniowa kontrola bieżącego projektu, czy prezentacja nowego klienta, kluczowa jest komunikacja i określenie jasnych oczekiwań.

Świetne zarządzanie projektami łączy w sobie doskonałą komunikację z równoważeniem oczekiwań. Dobra komunikacja sprawia, że klienci są na bieżąco z Twoimi projektami i aktualizacjami, ale równie ważne jest dzielenie się z klientem nowymi pomysłami, gdy zajdzie taka potrzeba.

Spójna komunikacja pomaga Twoim klientom zrozumieć, jak pracujesz i jak zarządzasz swoimi projektami. W ten sposób tworzysz bezpieczną przestrzeń do dzielenia się pomysłami i efektywnego omawiania projektów.

6. Znajdź idealne narzędzie do zarządzania projektami

Każdy ma swoje ulubione narzędzie, którego używa, aby ułatwić sobie życie zawodowe.

Niezależnie od tego, czy chodzi o wykorzystanie automatyzacji w celu ominięcia przyziemnych zadań, użycie programu PhotoShop do tworzenia i edytowania zdjęć, czy też, w tym przypadku, użycie oprogramowania do zarządzania projektami, aby wszystko było uporządkowane i zorganizowane w celu uzyskania maksymalnej wydajności.

To ostatnie jest kluczowe dla tych, którzy szukają wydajnej konfiguracji do realizacji swoich projektów. Narzędzia takie jak N ifty wyznaczają wizualną oś czasu dla ogólnych celów i budują dopasowanie zespołu, automatyzując postęp w miarę wykonywania zadań.

Jedną z wielu zalet Nifty jest to, że możesz planować, śledzić i zarządzać przepływami pracy w jednym wspólnym obszarze roboczym. Oznacza to, że jeśli jesteś freelancerem z zespołem (lub zlecasz pewne prace na zewnątrz), możesz go używać do łatwego zarządzania innymi.

Idealnie byłoby, gdybyś znalazł jedno narzędzie, które może połączyć kilka zadań, aby nie tylko ułatwić życie w zarządzaniu projektami jako freelancer, ale także zaoszczędzić pieniądze (więcej platform = więcej wydatków!).

👉Sprawdź nasze 10 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami dla freelancerów

7. Staw czoła wyzwaniom i zmianom

Nieważne, jak dobrym jesteś freelancerem, nie możesz uniknąć niektórych wyzwań i problemów związanych z zarządzaniem projektami. Dlatego tak ważne jest, aby stawić czoła wszelkim problemom i dostosować się do wszystkiego, co stanie na Twojej drodze.

Napięte terminy, nieoczekiwane żądania klientów lub problemy technologiczne – wykorzystaj je. Są okazją do zaprezentowania swoich zdolności adaptacyjnych i umiejętności rozwiązywania problemów .

Zasadniczo chodzi o zachowanie spokoju w stresujących sytuacjach. Tak, łatwiej to powiedzieć niż zrobić, ale można to ułatwić, korzystając z platformy do zarządzania projektami zaprojektowanej w celu ustrukturyzowania przepływu pracy.

Wniosek

Prowadzenie własnej działalności gospodarczej wiąże się z wieloma korzyściami. Swoboda i elastyczność w wyborze miejsca i czasu pracy oraz tego, z kim, to sytuacja idealna.

Jednak aby to osiągnąć, kluczowa jest wiedza o tym, jak skutecznie zarządzać projektami. Możliwość organizowania, śledzenia, przydzielania i delegowania pracy w razie potrzeby ułatwia życie Twoje i Twoich klientów.

Poświęć trochę czasu na zbadanie odpowiednich narzędzi i podejść, które pomogą Ci udoskonalić projekty i skutecznie nimi zarządzać. Jeśli w którymś momencie napotkasz problemy, nie bój się zmienić sytuacji!

Zdecydowałeś się na użycie Nifty? 🤔 Zacznij tutaj . 🤩