Jak stworzyć skuteczny plan pracy

Plan pracy – bez niego nie masz szans, ale też nie da się odnieść sukcesu, mając go po prostu przy sobie.

Zdezorientowany?

Tak, stworzenie planu pracy naprawdę pomaga. Umożliwia osiągnięcie celów, a także może podnieść Twoje umiejętności zarządzania zadaniami, dzięki czemu staniesz się wielozadaniowcem, jakim chcesz być!

Plany pracy mogą przekształcić Twoje pomysły w wymierne rezultaty, a także mogą udoskonalić Twoje zaangażowanie, zdolność adaptacji i umiejętności wykonawcze.

Ale jedna uwaga: istnieje coś takiego jak dobry i zły plan pracy! W tym obszernym przewodniku przejdziemy przez 7 kroków prowadzących do stworzenia ostatecznego planu pracy wraz z przydatnym szablonem i przykładem. Zanurzmy się.

Co to jest plan pracy?

Czym tak naprawdę jest plan pracy?

Niektórzy uważają to za narzędzie do wykonywania zadań.

Inni postrzegają to jako swego rodzaju GPS projektu – taki, który mówi, jak ukończyć projekty na czas , w ramach budżetu i bez problemów.

Jeśli więc masz zbyt wiele zadań do wykonania, Twój plan pracy wyznaczy Ci trasę.

Plan pracy a plan projektu

Na początku plan pracy i plan projektu mogą wydawać się jednym i tym samym, ale tak nie jest.

Oto krótkie zestawienie obu rozwiązań:

Oto krótkie zestawienie obu rozwiązań:

Dlaczego potrzebujesz planu pracy?

No dobrze, a o co w ogóle chodzi z planami pracy?

Pierwszą różnicą jest to, że nie myśl o niej jak o innej fantazyjnej liście kontrolnej. Zamiast tego potraktuj go jako przewodnik krok po kroku, jak osiągnąć swoje cele.

Prawda jest taka, że kierownicy projektów i członkowie zespołów, ogólnie rzecz biorąc, są zapracowani lub zbyt zajęci pomijaniem drobnych szczegółów.

I kto może ich winić za to, że dzieje się tak wiele?

Porozmawiajmy teraz o czasie. W zarządzaniu projektami czas jest walutą.

Twój plan pracy pomaga ci dotrzymać realistycznych terminów wykonania zadań. Nie podejmujesz pochopnych decyzji, a jednocześnie dotrzymujesz kroku swoim projektom.

Ale to nie jest tylko harmonogram — przypominałoby to raczej wykorzystanie planu pracy jako podręcznika, planu działania lub nawet biletu do sukcesu projektu.

Niezależnie od tego, czy masz cele duże, konkretne, cele krótkoterminowe, cele związane z przychodami, cele związane z produktywnością — dowolny cel pod słońcem, Twój plan pracy pomoże Ci przekształcić cele i podzielić je na wykonalne zadania, które przybliżą Cię do osiągnięcia celu. linię końcową, krok po kroku.

7 kroków do stworzenia ostatecznego planu pracy:

Krok 1: Zdefiniuj, a następnie zdefiniuj na nowo swoje cele

Pierwszym krokiem jest precyzyjne zdefiniowanie celów projektu, a nie tylko aspiracji.

Spraw, aby były to jasne i wykonalne cele, a nie zwykłe przypisy w ogólnym planie pracy.

Pomyśl o tym, co chcesz osiągnąć. Teraz doprecyzuj swoje cele, aż zespół zgodzi się z każdym wyznaczonym celem.

Tak długo, jak Twoje cele są krystalicznie jasne, mierzalne i zgodne z szerszą misją, jesteś złoty.

Zdefiniuj swoje cele we właściwy sposób, korzystając z Nifty.
Rozpocznij bezpłatnie

Krok 2: Określ zakres projektu

Następnym krokiem jest ocena krajobrazu lub, w kontekście zarządzania projektem, „ rozszerzenie ” go (dosłownie).

W tym celu musisz zdefiniować granice i limity swojego projektu.

Pomyśl o: wszystkich możliwych przeszkodach, jakie możesz napotkać, aby po drodze nie było żadnych niespodzianek.

Pamiętaj, że Twoje cele są Twoimi zasadami przewodnimi – mają moc nadawania tonu harmonogramowi Twojego projektu i każdej kolejnej decyzji, którą podejmujesz. Ponadto dzięki solidnemu, fundamentalnemu kompasowi wszyscy zaangażowani będą mieli wspólne zrozumienie ograniczeń projektu.

Krok 3: Zidentyfikuj zasoby i narzędzia, których będziesz potrzebować

Trzeci krok polega na określeniu narzędzi i zasobów potrzebnych do rozpoczęcia projektu.

Pomyśl o potrzebnej technologii i infrastrukturze:

• Oceń: kto stanowi trzon zespołu?
• Przeanalizuj: co wchodzi w zakres kompetencji kierownika projektu, a co nie?

Jeśli masz przy sobie odpowiednie zasoby, nie będziesz musiał zajmować się przepychankami w ostatniej chwili.

Krok 4: Zdefiniuj swoje ramy czasowe, przypisz swoje zadania

Biorąc pod uwagę, że czas i zasoby projektu są Twoim najcenniejszym zasobem, będziesz musiał ustalić realistyczne ramy czasowe dla każdego zadania.

Dlatego przydzielaj obowiązki systematycznie. Co ważniejsze, upewnij się, że każdy członek zespołu rozumie swoją rolę w zbiorowym wysiłku.

Jeśli zostanie wykonany prawidłowo, ten krok może przekształcić Twój projekt ze zwykłego pomysłu koncepcyjnego w wykonalny plan!

Krok 5: Pomyśl: Jak wygląda Twój budżet?

OK, ten krok zachęci Cię do spojrzenia na finansowe aspekty projektu z różnych punktów widzenia.

Na przykład przeprowadź burzę mózgów na temat przewidywanych kosztów związanych z każdą fazą projektu.

Następnie kompleksowo rozpisz budżet projektu. Ale być może najważniejszą nauką jest to, że nie myśl o kosztach projektu jako prostych liczbach; musisz ocenić materialne i niematerialne koszty doprowadzenia projektu do sukcesu. Na przykład nie przeciążaj swojego zespołu, aby zaoszczędzić na kosztach ogólnych.

Krok 6: Nadszedł czas, aby zaplanować i działać zgodnie ze swoją ciężką pracą

Po zidentyfikowaniu zasobów nadszedł czas na przejście do fazy planowania.

W tym momencie będziesz chciał podzielić swoje cele na konkretne kroki, które opowiedzą o tym, w jaki sposób zadania zostaną zrealizowane.

Potraktuj to jako strategiczną fazę projektu, podczas której oceniasz wykonalne posunięcia i tworzysz harmonogram projektu. Możesz użyć tablic Kanban, wykresów Gantta itp., aby zwizualizować swój plan pracy.

Krok 7: Oceń postęp, a następnie oceń więcej

Oprócz zarządzania postępem projektu nie zapomnij uwzględnić nieprzewidywalnych przypadków, takich jak zwolnienia chorobowe, przekroczenia budżetu, awarie technologiczne, zmiany zakresu i tym podobne.

Plan pracy nie jest stacjonarny i Twoje podejście powinno odzwierciedlać to samo.

Twórz swobodnie swój plan pracy, korzystając z Nifty.
Rozpocznij bezpłatnie

Bardzo przydatny szablon planu pracy, z którego możesz skorzystać już teraz

Zestawmy wszystkie te informacje w formie tabeli, aby zobaczyć, jak wygląda szablon planu pracy :

Plan prac nad projektem nie jest ustalony. W razie potrzeby możesz wprowadzać zmiany i dostosowywać je do potrzeb i celów organizacji.

Przykład planu pracy: w akcji

W oparciu o szablon planu pracy opisany powyżej, oto przykład planu pracy , który może Cię zainspirować.

Poniższy przykład przedstawia konkretne kroki i szczegółowo opisuje plan pracy nad utworzeniem nowej witryny e-commerce „Chop My Bill”:

3 najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami do planowania pracy jak profesjonalista!

1. Ładne

Nifty to kompleksowe oprogramowanie do zarządzania projektami umożliwiające planowanie pracy.

Narzędzie to obejmuje niemal każdy aspekt planowania projektu. Możesz wyznaczyć cele projektu i harmonogramy w łatwym do zrozumienia formacie wizualnym:

Ale to nie koniec pieniędzy. Możesz współpracować przy zadaniach i stworzyć dogłębne centrum wiedzy, aby zapewnić zespołowi całe wsparcie i pomoc, jakiej potrzebuje.

Możesz także tworzyć Dokumenty i Wiki oraz budować natywne formularze, ponieważ narzędzie dostarcza automatyczne raporty o postępie projektu bezpośrednio do Twojej skrzynki odbiorczej:

2. KliknijW górę

ClickUp oferuje szablon planu pracy nad projektem , z którego możesz korzystać od razu. Możesz użyć tego szablonu do wizualizacji całego cyklu życia projektu i zarządzania nim – od planowania wstępnego po postprodukcję.

Ustalając realistyczne ramy czasowe, organizując zadania w oparciu o zakres odpowiedzialności i śledząc kamienie milowe w czasie rzeczywistym, dzięki temu narzędziu możesz wyeliminować domysły w procesie planowania projektu.

3. Trello

Trello oferuje również szablony do zarządzania projektami, dzięki którym możesz stworzyć idealny przepływ pracy dla swojego zespołu projektowego.

Przyjazny dla użytkownika interfejs i konfigurowalne tablice to wyjątkowe funkcje, które sprawiają, że jest to doskonały wybór przy planowaniu pracy.

Narzędzie nie wymaga wiele nauki, więc Twoje zespoły powinny móc z niego łatwo korzystać.

Nadaj swojemu planowi pracy „fajny” charakter

Jeśli masz wrażenie, że Twoje projekty zawsze rzucają Cię pod koła, czas pomyśleć o przejściu na narzędzie, które wykona pracę za Ciebie.

Na przykład Nifty pomaga zaplanować projekty od początku do końca. Różne funkcje łączą się, aby poprawić Twoją produktywność i umiejętności organizacyjne.

Dlatego nie twórz planu pracy i nie zamykaj go. Musisz na bieżąco śledzić oczekujące zadania projektu, tworzyć przepływy pracy , dokonywać zmian w czasie rzeczywistym i rozmawiać z zespołem, gdy sytuacja staje się trudna. A Nifty jest tutaj, aby Ci pomóc.

👉 Rozpocznij bezpłatnie i od razu zacznij tworzyć swój plan pracy! 👈

Często zadawane pytania